Relatos
Relatos completos dos últimos encerramentos, com a peça que ficou na empresa.
O que nos pediram e o que ficou depois
Recolhidos na reunião de encerramento e publicados com autorização.
Pediram que a gente não criasse manual novo. Não criamos: o assunto entrou em quatro procedimentos que já existiam.
Ficou na empresa: Quatro procedimentos revistos, com data e responsável
A ficha de visitante ficava na portaria desde sempre e ninguém sabia até quando guardar.
Ficou na empresa: Tabela de prazos de guarda dos registros de portaria
O motorista levava a relação de entregas com endereço e telefone. Agora ele leva e devolve, com assinatura.
Ficou na empresa: Rotina de entrega e devolução da relação de rota
Fotos das crianças circulavam em grupo de mensagens sem regra escrita. Hoje existe autorização por família e canal definido.
Ficou na empresa: Termo de autorização por família e norma de uso do grupo
Cada obra tinha o próprio caderno de controle. Unificamos o modelo sem mudar o jeito de trabalhar de ninguém.
Ficou na empresa: Modelo único de caderno de obra e instrução de uso
A auditoria pediu evidência de treinamento e nós tínhamos lista de presença sem assunto escrito.
Ficou na empresa: Trecho de treinamento, lista de presença e forma de guardar
O questionário anual do cliente grande travava a equipe por uma semana inteira, todo ano.
Ficou na empresa: Pasta de respostas com fonte de cada informação
Os acessos ao sistema tinham sido criados por um técnico que saiu em 2021.
Ficou na empresa: Perfis por função e conferência semestral no calendário
O que a direção quer saber antes de assinar
Reunidas em tabela, na ordem em que aparecem na conversa.
| Pergunta | Resposta |
|---|---|
| Vocês conhecem a norma da nossa atividade? | Lemos antes de propor qualquer coisa, e a leitura é a primeira etapa paga do trabalho. Se a norma for de um campo em que não temos prática, dizemos isso na primeira conversa. |
| Isso vai virar mais uma pilha de papel? | O objetivo declarado é o contrário: alterar o que já existe. Documento novo só entra quando não há onde encaixar, e isso fica anotado no plano. |
| O auditor vai aceitar esse material? | O material é montado no formato de sempre — documento vigente, data de revisão, responsável, evidência. Quem decide é o auditor, e nós preparamos a pasta para a conversa com ele. |
| Precisamos parar a produção para as entrevistas? | Não. As conversas são curtas, marcadas por turno e feitas no próprio setor. O turno da noite costuma render as melhores observações. |
| Temos unidade em outra cidade. Entra? | Entra, com visita presencial a uma delas e conversas por chamada com as demais. O calendário é combinado na abertura. |
| Quem participa pela nossa parte? | Qualidade, pessoal, produção e informática, além de uma pessoa de contato fixa. A direção participa da abertura e da entrega. |
A norma do seu setor já responde a metade das perguntas
Na leitura inicial mostramos quais pontos dela já cobrem registro, acesso e prazo de guarda, e quais ficam de fora. Duas semanas, com devolutiva escrita.
Pedir a leitura do setor- Norma do setor lida primeiro
- Um só conjunto de documentos
- Registro que serve à auditoria