A equipe: quando começou, quem a compõe e como atende
Equipe de cinco pessoas, reunida em 2018 e vinda da área que preparava visitas de auditoria em indústria.
A consultoria existe desde 2018 e foi montada por gente que vinha da área de qualidade de uma siderúrgica, onde preparar visita de auditoria era tarefa de todo trimestre. Atendemos um assunto só: controle interno e proteção de dados em atividades que já respondem a alguma norma de setor.
Somos cinco pessoas — duas de qualidade, uma de informática, uma de departamento pessoal e uma de contratos. Trabalhamos no máximo com quatro empresas ao mesmo tempo, justamente para que cada trabalho passe por duas dessas cabeças antes de ser entregue.
Nossos clientes são indústrias de médio porte, empresas de alimentos, transportadoras, clínicas de saúde ocupacional e fornecedores de companhias grandes que recebem questionário anual. As entrevistas acontecem por turno, inclusive de madrugada quando a operação é contínua.
O que não fazemos: não substituímos a consultoria de qualidade que a empresa já tem, não emitimos certificado nem laudo, não assumimos a função de encarregado e não criamos manual paralelo ao procedimento vigente. Se o que falta é só assinar um documento pronto, dizemos isso na primeira reunião.
Encaixar, não empilhar
Documento novo é o último recurso, não o primeiro entregável.
Evidência vale mais que texto
A regra escrita sem prova de aplicação não sobrevive à primeira auditoria.
O turno da noite fala
As observações mais úteis costumam vir de quem trabalha quando ninguém olha.
Revisão com data
Procedimento sem data de revisão envelhece em silêncio.
Seis serviços, todos encaixados no procedimento que já existe
Setor regulado já tem procedimento escrito, registro assinado e auditor que aparece. Cada serviço abaixo entra nesse conjunto: o entregável é o documento da casa revisado, não um paralelo que ninguém lê.
Ver a contrataçãoLeitura da norma do setor e dos procedimentos
Começamos pela norma que a atividade cumpre e pelos procedimentos em vigor. Sai uma tabela do que já está coberto, do que precisa apenas de ajuste de redação e do que realmente falta.
Inventário das operações e dos registros de turno
Folha de ponto, livro de ocorrência, ficha de visitante, controle de área restrita e cadastro de cliente entram em um só inventário, com finalidade, responsável e prazo de guarda de cada um.
Revisão de procedimentos e regulamento de acesso
Os procedimentos existentes são alterados no próprio formato da casa, com data de revisão e responsável. Junto vai o regulamento de acesso por função e por área.
Registro de riscos e plano de correção
Os pontos frágeis saem ordenados por gravidade, amarrados ao procedimento em que aparecem, e cada correção recebe responsável, prazo e a evidência que vai comprová-la.
Preparação de auditoria e resposta a questionário
Pasta no formato que o auditor pede — documento vigente, data, responsável e prova de aplicação — e as respostas ao questionário anual do cliente grande, com a fonte de cada informação.
Treinamento na integração e por turno
O assunto entra na integração de admissão que a empresa já faz. Preparamos o trecho, o material do turno da noite, a lista de presença e a forma de guardar a evidência.
O que nos pediram e o que ficou depois
Recolhidos na reunião de encerramento e publicados com autorização.
Pediram que a gente não criasse manual novo. Não criamos: o assunto entrou em quatro procedimentos que já existiam.
Ficou na empresa: Quatro procedimentos revistos, com data e responsável
A ficha de visitante ficava na portaria desde sempre e ninguém sabia até quando guardar.
Ficou na empresa: Tabela de prazos de guarda dos registros de portaria
O motorista levava a relação de entregas com endereço e telefone. Agora ele leva e devolve, com assinatura.
Ficou na empresa: Rotina de entrega e devolução da relação de rota
A norma do seu setor já responde a metade das perguntas
Na leitura inicial mostramos quais pontos dela já cobrem registro, acesso e prazo de guarda, e quais ficam de fora. Duas semanas, com devolutiva escrita.
Pedir a leitura do setor- Norma do setor lida primeiro
- Um só conjunto de documentos
- Registro que serve à auditoria