O que fica
O que a empresa passa a ter na mão depois do trabalho.
Um conjunto só
O assunto de dados vive dentro dos procedimentos do setor, não ao lado deles.
Registro com prazo
Ficha de visitante, livro de ocorrência e folha de turno ganham tempo de guarda escrito.
Evidência de treino
A integração de novos tem trecho do assunto, lista de presença e guarda definida.
Questionário sem correria
As respostas ao cliente grande ficam em pasta, com a fonte de cada informação.
Revisão marcada
Cada procedimento alterado sai com data da próxima revisão e responsável.
Pasta de auditoria
Documento vigente, data, responsável e prova de aplicação, no formato de sempre.
Seis serviços, todos encaixados no procedimento que já existe
Setor regulado já tem procedimento escrito, registro assinado e auditor que aparece. Cada serviço abaixo entra nesse conjunto: o entregável é o documento da casa revisado, não um paralelo que ninguém lê.
Ver a contrataçãoLeitura da norma do setor e dos procedimentos
Começamos pela norma que a atividade cumpre e pelos procedimentos em vigor. Sai uma tabela do que já está coberto, do que precisa apenas de ajuste de redação e do que realmente falta.
Inventário das operações e dos registros de turno
Folha de ponto, livro de ocorrência, ficha de visitante, controle de área restrita e cadastro de cliente entram em um só inventário, com finalidade, responsável e prazo de guarda de cada um.
Revisão de procedimentos e regulamento de acesso
Os procedimentos existentes são alterados no próprio formato da casa, com data de revisão e responsável. Junto vai o regulamento de acesso por função e por área.
Registro de riscos e plano de correção
Os pontos frágeis saem ordenados por gravidade, amarrados ao procedimento em que aparecem, e cada correção recebe responsável, prazo e a evidência que vai comprová-la.
Preparação de auditoria e resposta a questionário
Pasta no formato que o auditor pede — documento vigente, data, responsável e prova de aplicação — e as respostas ao questionário anual do cliente grande, com a fonte de cada informação.
Treinamento na integração e por turno
O assunto entra na integração de admissão que a empresa já faz. Preparamos o trecho, o material do turno da noite, a lista de presença e a forma de guardar a evidência.
O que nos pediram e o que ficou depois
Recolhidos na reunião de encerramento e publicados com autorização.
Fotos das crianças circulavam em grupo de mensagens sem regra escrita. Hoje existe autorização por família e canal definido.
Ficou na empresa: Termo de autorização por família e norma de uso do grupo
Cada obra tinha o próprio caderno de controle. Unificamos o modelo sem mudar o jeito de trabalhar de ninguém.
Ficou na empresa: Modelo único de caderno de obra e instrução de uso
A auditoria pediu evidência de treinamento e nós tínhamos lista de presença sem assunto escrito.
Ficou na empresa: Trecho de treinamento, lista de presença e forma de guardar
O questionário anual do cliente grande travava a equipe por uma semana inteira, todo ano.
Ficou na empresa: Pasta de respostas com fonte de cada informação
Os acessos ao sistema tinham sido criados por um técnico que saiu em 2021.
Ficou na empresa: Perfis por função e conferência semestral no calendário
A norma do seu setor já responde a metade das perguntas
Na leitura inicial mostramos quais pontos dela já cobrem registro, acesso e prazo de guarda, e quais ficam de fora. Duas semanas, com devolutiva escrita.
Pedir a leitura do setor- Norma do setor lida primeiro
- Um só conjunto de documentos
- Registro que serve à auditoria